Captura Masiva de Contenidos con Hyland

Depende del volumen, la complejidad y el nivel de indexación. Como referencia, procesamos entre 15,000 y 50,000 páginas al día. Un proyecto de un millón de páginas con indexación básica toma 45 a 60 días hábiles; con extracción de datos avanzada, 90 a 120 días. Incluimos un piloto de 10,000 páginas para validar la calidad antes de la producción masiva.

Depende de la calidad del documento y de la complejidad del dato. En documentos impresos legibles, el OCR alcanza 98% a 99%. La extracción con aprendizaje automático logra 90% a 95% en campos estructurados (fechas, montos, códigos) y 85% a 90% en campos complejos (descripciones, cláusulas). Todos los datos críticos pasan por validación automática o revisión humana, según los umbrales que definas.

Sí, con reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) y procesamiento de imágenes avanzado. Antes del OCR aplicamos mejoras automáticas: corrección de inclinación, eliminación de ruido y ajuste de contraste. Para documentos antiguos deteriorados o manuscritos difíciles, combinamos tecnología y validación humana especializada. Cada caso se evalúa en el piloto para fijar expectativas realistas.

Ofrecemos dos modalidades, según tus necesidades de seguridad y logística:

• En sitio (on-site). Nuestro equipo y equipamiento se instalan en tus oficinas para procesar documentos sensibles sin que salgan del inmueble. Ideal para información clasificada.
• Fuera de sitio (off-site). Trasladamos los documentos de forma segura a nuestras instalaciones de producción. Incluye custodia, trazabilidad por código de barras y devolución organizada.

Ambas modalidades mantienen los mismos estándares de calidad, seguridad y trazabilidad.

Se devuelven organizados tal como se recibieron, con trazabilidad completa. De forma opcional, ofrecemos destrucción certificada para documentos que ya cumplieron su periodo de retención legal, con actas conforme a la Ley General de Archivos y la LFPDPPP. Los documentos con valor histórico se trasladan a archivos definitivos según acuerdes.

Aplicamos controles en toda la cadena de custodia:

• Trazabilidad: cada caja o expediente lleva un código de barras único con registro de movimientos.
• Acceso restringido: solo personal autorizado y con acuerdos de confidencialidad firmados maneja tus documentos.
• Instalaciones certificadas: acceso biométrico, videovigilancia 24/7 y sistemas contra incendios.
• Cifrado: los documentos digitalizados se transmiten por canales cifrados (TLS 1.3).
• Cumplimiento: ISO 27001, LFPDPPP y la normativa de tu sector.

Documentamos cada proceso para servir de evidencia en auditorías externas.

Sí, siempre que se sigan la Ley General de Archivos, la NOM-151-SCFI (conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos) y la normativa de tu sector. Digitalizamos con:

• Calidad certificada: resolución mínima de 300 puntos por pulgada (DPI), en escala de grises o color.
• Formato de preservación: PDF/A-1b o PDF/A-2b, para legibilidad a largo plazo.
• Metadatos de autenticidad: firma digital del proceso, marcas de tiempo y huellas criptográficas (hashes).
• Trazabilidad completa: evidencia de custodia desde el origen hasta la entrega.

Para casos que requieran fe pública, coordinamos con notarios o peritos certificados.