Gestión Documental (Alfresco)
Procesos y Control (Alfresco)
Automatización Agentica
Hiperautomatización
Identidad Digital
Protección Avanzada
Repositorios Dispersos
Colaboración Caótica
Acceso Bloqueado
Estadística clave
el 82% de las organizaciones guarda contenido crítico en 10 o más repositorios distintos. Esa dispersión cuesta, en promedio, 8,000 USD por empleado al año en productividad perdida.
Repositorio centralizado y escalable
Control de versiones y de cambios automático.
Colaboración ordenada y en contexto.
Búsqueda de alto rendimiento.
Seguridad multinivel y auditoría completa
Automatización de ciclo de vida
El reto
La Dirección General de la Contaduría del Patronato (DGCP) de la UNAM enfrentaba una crisis tecnológica que ponía en riesgo décadas de patrimonio documental.
El sistema IMAX FILE, con 20 años de operación, almacenaba 40 millones de imágenes TIFF (7 millones de expedientes) en una arquitectura descontinuada y sin soporte. Tres repositorios independientes fragmentados (IMAX, Archivo Digital con 1.8M PDF y Sistema de Compras con 400K documentos). Rendimiento inaceptable y arquitectura heredada que impedía modernizarse.
La solución
En 13 meses, GlobalQuark implementó una solución integral con Alfresco Content Services. Plataforma documental empresarial sobre 4 núcleos en ambientes Producción/Desarrollo, Transform Router para consolidar imágenes TIFF en PDF, Apache Solr para indexar 20 años de información contable, APIs para integración con sistemas universitarios, aplicación CLON a la medida para escáneres y validación automática, y NGINX como balanceador y caché.
Resultados
- Unificación de 3 repositorios fragmentados en una sola plataforma centralizada.
- Migración completa de 8.1M+ expedientes (40M TIFF + 1.8M PDF + 400K documentos) sin pérdida de información.
- 85% menos tiempos de consulta documental.
- Disponibilidad las 24 horas para múltiples dependencias universitarias.
- Plataforma moderna con soporte garantizado a largo plazo.
Transformación real
El Patronato UNAM transformó su capacidad de gestión documental para las próximas décadas, preservando 20 años de patrimonio mientras modernizaba la infraestructura.
“La migración de 40 millones de documentos parecía imposible sin interrumpir nuestras operaciones. GlobalQuark lo logró y transformó completamente nuestra capacidad de gestión documental para las próximas décadas.”
— Dirección General de la Contaduría del Patronato, UNAM
¿Por qué GlobalQuark + Alfresco?
Especialistas certificados en toda la suite Alfresco, con proyectos en sectores regulados y de millones de documentos.
Implementación sin interrupciones, con migraciones controladas, integraciones probadas y capacitación integral.
Soporte continuo y evolución, con servicios de optimización, actualizaciones y nuevas capacidades.
Alianza estratégica con Hyland, que asegura acceso a las últimas versiones y a soporte técnico directo.
Centraliza expedientes de crédito, documentación de cumplimiento, contratos y pólizas, con control de versiones estricto, auditoría y retenciones conforme a la CNBV
Administra documentación administrativa, expedientes ciudadanos y registros históricos, con cumplimiento de la Ley General de Archivos.
Unifica contratos de proveedores, materiales de marketing y políticas operativas, con distribución automática a cientos de sucursales.
Controla documentación técnica, especificaciones, planos y certificaciones de calidad, con control de versiones riguroso y distribución a plantas en varios países.
Gestiona expedientes clínicos, estudios de imagenología y protocolos de investigación, con trazabilidad NOM-004 y disponibilidad 24/7 para el personal médico.
Gestiona contratos, actas de consejo, poderes y litigios, con búsqueda avanzada por antecedentes, vencimientos y obligaciones.
Una implementación estándar toma 90 a 120 días: análisis y arquitectura (2 semanas), instalación y configuración (2 semanas), modelos de contenido y taxonomía (3 semanas), migración del contenido (3 a 4 semanas según el volumen), integraciones (2 a 3 semanas), pruebas (1 semana), capacitación (1 semana) y salida a producción con soporte intensivo (1 semana). En organizaciones complejas, con muchas integraciones o grandes volúmenes, se extiende a 5 o 6 meses.
Sí, con cero pérdida de información. El proceso incluye inventario y análisis del contenido, mapeo de origen a destino, extracción de metadatos, validación, migración por lotes priorizados y verificación posterior. Conservamos versiones, permisos, propiedades y relaciones. Ofrecemos una migración piloto de 10,000 documentos para validar la calidad. Migramos desde SharePoint, FileNet, Documentum, OpenText, servidores de archivos y prácticamente cualquier repositorio.
Por completo. Su arquitectura abierta basada en API REST permite conectar casi cualquier sistema. Tiene conectores para Microsoft 365, SharePoint, Salesforce, SAP, Oracle, Google Workspace y ServiceNow. Se integra en ambos sentidos con ERP (para ligar documentos a transacciones), con CRM (para la gestión documental de clientes) y con sistemas de firma digital. Soporta los estándares CMIS, WebDAV y FTP. El 95% de nuestros proyectos incluye al menos 3 integraciones con sistemas centrales.
Alfresco aplica controles de seguridad de nivel empresarial, usados por organizaciones de banca, gobierno y salud:
- Cifrado: TLS 1.3 en tránsito y AES-256 en reposo, con soporte para módulos de seguridad por hardware (HSM).
- Autenticación: inicio de sesión único (SSO) con SAML/OAuth, integración con AD/LDAP, varios factores y certificados digitales.
- Autorización: permisos detallados por documento, carpeta o atributo, con herencia configurable.
- Auditoría: registros completos de accesos, cambios y descargas, con conservación inalterable.
- Certificaciones: ISO 27001, SOC 2 Type II, conforme a GDPR y FedRAMP Moderate (en la nube).
- Clasificación: etiquetas de sensibilidad y prevención de fuga de datos (DLP) integrada.
Nuestros clientes en banca, gobierno y salud operan con cumplimiento total.
Sí, con aplicaciones móviles nativas para iOS y Android. Permiten navegar el repositorio, buscar, previsualizar documentos, capturar fotos o video directamente, sincronizar carpetas para uso sin conexión, aprobar flujos, firmar y recibir avisos. El acceso es seguro, con autenticación biométrica y cifrado local. Además, la interfaz web se adapta a cualquier navegador móvil.
La adopción es prioritaria. Diseñamos programas por rol:
- Usuarios finales (consulta y colaboración): 2 horas de práctica con ejercicios del día a día.
- Editores de contenido (carga, clasificación, metadatos): 4 horas con casos de sus áreas.
- Administradores funcionales (espacios, permisos, flujos): 8 horas de entrenamiento.
- Administradores de sistema (configuración, monitoreo, soporte): 16 horas de capacitación avanzada.
Incluimos manuales visuales, videos y sesiones de refuerzo posteriores. La interfaz intuitiva permite que un usuario básico opere por su cuenta tras una o dos sesiones.
Alfresco es una plataforma modular y ampliable. Puedes agregar:
- Nuevos tipos de contenido y metadatos sin afectar lo existente.
- Módulos especializados: Records Management (gobernanza), Process Services (gestión de procesos de negocio, BPM) e Intelligence Services (inteligencia artificial).
- Más integraciones con nuevos sistemas, mediante conectores o desarrollo a la medida.
- Capacidades de nube si empezaste con infraestructura propia, o al revés (modelo mixto).
- Funcionalidades personalizadas que se mantienen compatibles con las actualizaciones.
Nuestro servicio incluye un plan de evolución que anticipa necesidades y permite crecer sin volver a implementar.
Es momento de dejar atrás los repositorios fragmentados, la colaboración por correo y los riesgos de seguridad de operar sin un ECM. Tu información merece una plataforma a la altura de su valor.
Como especialistas certificados en Alfresco con más de 18 años de experiencia y proyectos en sectores muy regulados, garantizamos implementaciones exitosas, migraciones sin pérdidas y adopción inmediata. Organizaciones de banca, salud, manufactura y gobierno ya transformaron su gestión de contenido con GlobalQuark.