Gobernanza de Información con Alfresco

• Fase 1 — Análisis y diseño (4 a 6 semanas): inventario documental, análisis de obligaciones y diseño del catálogo de disposición y el cuadro de clasificación.
• Fase 2 — Implementación técnica (4 a 6 semanas): configuración de Alfresco Governance Services, reglas automáticas e integraciones con los sistemas de archivo.
• Fase 3 — Piloto y ajustes (2 a 3 semanas): pruebas con un área piloto, validación de políticas y ajustes.
• Fase 4 — Despliegue y capacitación (2 a 4 semanas): puesta en marcha por áreas, capacitación de responsables y documentación de procedimientos.

Total: 3 a 5 meses para tener el programa operativo en las áreas críticas. La expansión al resto de la organización continúa por fases.

Aplica a ambos, con estrategias distintas:

• Contenido nuevo: entra automáticamente bajo gobernanza desde su creación, con clasificación, metadatos y retenciones.
• Contenido histórico: requiere un proyecto de clasificación retrospectiva, que combina reglas automáticas (por ubicación, nombre o metadatos) con revisión manual del contenido crítico.

Para repositorios históricos grandes recomendamos un enfoque mixto: clasificación automática del 70% al 80% por patrones, revisión manual del 20% más sensible y gestión “cuando se consulta” para el resto. Así estás operativo pronto, sin proyectos interminables.

Diseñamos conforme al marco regulatorio mexicano completo:

• Ley General de Archivos: cuadros de clasificación, catálogos de disposición, instrumentos de consulta y transferencias formales.
• Lineamientos del AGN: valores documentales, criterios de valoración y baja documental certificada.
• LFPDPPP: protección de datos personales con destrucción certificada al cumplir su finalidad.
• Regulaciones sectoriales: CNBV (banca), COFEPRIS (salud), CNSF (seguros) y las que apliquen.

Trabajamos con los responsables de archivo, los oficiales de cumplimiento y las áreas jurídicas para asegurar la alineación. Incluimos la justificación legal de cada política, como evidencia para auditorías.

El sistema permite conservar por encima de los mínimos legales cuando hay una justificación de negocio:

• Retenciones extendidas: plazos mayores que el mínimo (por ejemplo, “contratos de alto valor: 15 años en vez de 10”).
• Conservación permanente: marca las series con valor histórico para preservarlas de forma indefinida.
• Suspensiones administrativas: similares a la legal, pero por razones de negocio (auditorías internas, disputas con clientes).

Lo importante es que cualquier conservación extendida quede documentada y aprobada, no que sea “guardar todo por si acaso”.

Sí, ofrecemos servicios especializados:

• Estrategia: análisis del requerimiento legal e identificación de custodios y fuentes relevantes.
• Preservación inmediata: suspensión legal sobre el contenido relevante antes de revisarlo.
• Búsqueda y filtrado: búsquedas con criterios legales, eliminación de duplicados e identificación de contenido privilegiado.
• Revisión y producción: preparación de los documentos en los formatos que pide la autoridad, con registro de la cadena de custodia.

Para organizaciones con litigios frecuentes, habilitamos capacidades de autoservicio para que el equipo legal interno haga el descubrimiento sin depender de consultores externos.

Bien implementada, la mejora:

• Clasificación automática: el 80% de los documentos se clasifica sin intervención manual.
• Búsquedas más efectivas: los metadatos y las taxonomías permiten encontrar la información más rápido.
• Menos ruido: eliminar el contenido obsoleto mejora la relevancia de las búsquedas.
• Proceso claro: el usuario sabe qué conservar, dónde y cuándo eliminarlo.

Los usuarios solo intervienen en las decisiones críticas (declarar un registro, fijar el acceso, autorizar una disposición). La carga administrativa recae en los responsables de archivo, no en el usuario final.

Alfresco ofrece ventajas claras:

• Integración nativa: no es un módulo aparte; la gobernanza opera sobre el mismo repositorio de trabajo diario.
• Registros en su lugar: un documento puede declararse registro sin moverlo, conservando su contexto.
• Gobernanza gradual: puedes aplicar controles solo al contenido crítico al inicio.
• Certificación DoD 5015.02: cumple el estándar más exigente de gestión de registros.
• Código abierto: sin dependencia de un solo proveedor (vendor lock-in) ni costos por volumen gestionado.

La combinación de gestión de contenido moderna y gestión de registros en una sola plataforma es poco común en el mercado.