Gestión Documental (Alfresco)
Procesos y Control (Alfresco)
Automatización Agentica
Hiperautomatización
Identidad Digital
Protección Avanzada
Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) con UiPath
Volumen Inmanejable
Extracción Lenta
Información Perdida
El cuello de botella invisible: documentos no estructurados que frenan la automatización
Estadística clave
El 70 % de los datos empresariales está en documentos sin formato fijo (PDF, imágenes y escaneos), y el 40 % del tiempo de los procesos manuales se dedica a extraer esos datos. El IDP automatiza justo eso.
El reto
Grupo Cuervo, casa tequilera de clase mundial, enfrentaba alta carga operativa en su área de Servicio al Cliente Internacional, responsable de la cadena de suministro global.
La captura manual de órdenes desde 22 países (Europa, Asia-Pacífico y América Latina) generaba esperas por diferencias horarias, formatos heterogéneos por país, errores y duplicidad de órdenes, y complejidad para validar códigos de producto (SKU), fechas de entrega y reglas de negocio regionales.
La solución
GlobalQuark, junto con UiPath, implementó un Robot de Ingreso de Pedidos SAP que combina automatización robótica (RPA) con lectura inteligente de documentos (Document Understanding).
Recepción automática de órdenes por correo con remitentes validados por país. Extracción inteligente de datos en PDF y Excel. Homologación de códigos de producto cliente vs. Cuervo. Validación de reglas de negocio (duplicidad, venta libre de impuestos, exceso de pronóstico, productos obsoletos). Carga directa en SAP. Respaldo en SharePoint. Notificaciones automáticas con confirmación del número de pedido.
Resultados
- Eliminación total de captura manual en pedidos SAP internacionales.
- Tiempos de procesamiento de días a minutos.
- Cero errores humanos en carga y fechas de entrega.
- Estandarización de procesos para 22 países.
- 61% de las órdenes facturadas en Europa, Asia-Pacífico y América Latina ya gestionadas por el robot.
- Proyección de alcanzar 100% de automatización de líneas de pedido en el corto plazo.
Transformación real
Grupo Cuervo transformó uno de los procesos más críticos de su cadena de suministro global: alineó pronóstico con demanda real, redujo tiempos y retrabajos, estandarizó operaciones en múltiples regiones y liberó talento para tareas de mayor impacto.
La combinación de automatización robótica y lectura inteligente de documentos convierte la diversidad operativa internacional en una operación uniforme, preparada para crecer y plenamente trazable.
Precisión superior al 95 %, sin intervención manual
Grandes volúmenes en paralelo
Se adapta a la variación de formato
Validación humana donde importa
Datos complejos: tablas y secciones múltiples
Mejora continua con la retroalimentación
Beneficios clave del Procesamiento Inteligente de Documentos
Procesamiento de facturas con 93 % de precisión. Conciliación de documentos de varias fuentes y cumplimiento automático. Los ciclos de procesamiento bajan de semanas a días.
Procesamiento de reclamaciones: extracción automática de la documentación del siniestro y validación inteligente de la cobertura. Acelera los ciclos de pago.
Procesamiento de órdenes de compra, notas de entrega y facturas de proveedores. Sincronización automática entre sistemas y ciclos de abastecimiento optimizados.
Procesamiento de especificaciones técnicas, órdenes de trabajo y reportes de inspección. Extracción de datos de la lista de materiales y automatización de la planeación de producción.
Procesamiento de historiales médicos digitalizados, órdenes de medicamentos y documentación de admisión. Extracción segura de la información sensible del paciente.
Procesamiento de solicitudes de beneficios, licencias y permisos. Automatización de trámites administrativos y menor tiempo de respuesta a los ciudadanos.
La OCR tradicional lee caracteres y convierte la imagen en texto, y ahí termina. Es exacta con documentos limpios, pero falla ante los cambios de formato, los escaneos pobres y los varios idiomas.
En el IDP, la lectura de texto es solo el primer paso. Después entiende la estructura, extrae el significado, se adapta a la variación y aprende de la retroalimentación. La OCR “lee letras”; el IDP “entiende el documento”.
Sí. El IDP soporta más de 50 idiomas de forma nativa. Documentos en español, francés, alemán, chino o japonés se procesan con una precisión similar.
Detecta el idioma de forma automática, así que una empresa multinacional puede procesar cualquier documento.
Sí. El IDP está entrenado para manejar imágenes de baja calidad, escaneos pixelados y documentos antiguos con manchas. La lectura de texto inteligente deduce los caracteres probables según el contexto.
Si el 90 % del documento es legible, el IDP reconstruye el 10 % restante.
Depende de la complejidad y de los ejemplos disponibles. Un documento simple: de 1 a 2 semanas. Uno complejo con más de 20 campos: de 3 a 4 semanas.
Le das ejemplos al IDP y este entrena. El tiempo se va sobre todo en reunir esos ejemplos, no en el desarrollo.
El IDP generaliza. Si el modelo se entrenó con facturas de 10 proveedores, puede procesar la de un proveedor nuevo que nunca había visto. Si la diferencia es extrema, baja la confianza y escala a una persona.
La retroalimentación de esa persona entrena al modelo y, con el tiempo, su capacidad de generalizar mejora.
Detecta las tablas de forma automática y extrae filas y columnas con criterio. Entiende los encabezados y relaciona los datos.
Procesa tablas con celdas combinadas, varios encabezados y subtotales: una complejidad que la lectura de texto simple no puede manejar.
Muy seguro. El IDP puede ejecutarse en servidores locales, sin enviar los documentos a la nube si el cumplimiento lo exige. Soporta GDPR, la normativa de salud y la regulación financiera.
Incluye auditoría completa, cifrado y acceso por roles.
Con métricas claras: precisión de extracción (meta: más del 95 %), volumen procesado sin intervención humana (meta: más del 80 %), tiempo de procesamiento (meta: 70 % menos) y costo por documento (meta: 50 % menos).
Un tablero para la dirección muestra estas métricas. El retorno es medible, no especulativo.
Transforma tus pilas de documentos en flujos automatizados
Procesar los documentos sin formato fijo es el último cuello de botella para una automatización real de principio a fin. Resuélvelo y la automatización de tu organización se vuelve prácticamente ilimitada.
Como socios principales de UiPath y con 18 años de experiencia en automatización empresarial, garantizamos una implementación de IDP que aporta valor de inmediato. Más de 25 organizaciones líderes en México (servicios financieros, seguros, comercio y hospitales) ya confiaron en nosotros para automatizar sus procesos basados en documentos.