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Grupo Cuervo, una de las casas tequileras más reconocidas a nivel mundial, identificó dentro de sus procesos de mejora continua aquellos procesos operativos que consumen mucho tiempo a empleados y/o áreas con tareas manuales y repetitivas, en particular el ingreso de órdenes de compra provenientes de sus principales clientes internacionales.
El área de Customer Service Internacional es la encargada de la cadena de suministro a nivel global, su principal actividad es recibir órdenes de compra de mercados internacionales clave como:
EU - Europa: Emiratos Árabes, Sudáfrica, Alemania, Grecia, Italia, Polonia, Turquía, Ucrania
HK- Hong Kong: India, Japón, Nueva Zelanda, Vietnam, Tailandia, Singapur, Corea del Sur, Indonesia
NY - New York: Puerto Rico, Colombia, Guatemala, Brasil, República Dominicana, Panamá
Cada país utiliza diferentes formatos, reglas y requisitos para con esta información generar pedidos en SAP, validando inventario y generando el proceso de logística para la entrega de los productos y cantidades que el cliente les solicitó.
Los principales desafíos incluían:
- Alta carga operativa en la captura manual de pedidos.
- Tiempo de espera para generar pedidos por los distintos husos horarios.
- Diversidad de formatos (PDF, Excel) y estructuras de órdenes por país.
- Posibilidad de errores humanos, duplicidad de órdenes y desalineación con el forecast.
- Complejidad para identificar y validar SKUs, fechas de entrega y reglas de negocio específicas por región.
En un contexto global con una operación tan diversa, la necesidad de estandarizar y automatizar el ingreso de pedidos internacionales se volvió indispensable para sostener la calidad operativa y escalar la atención a mercados estratégicos.
GlobalQuark, en alianza con UiPath, propuso una solución RPA + Document Understanding para implementar un Robot de Ingreso de Pedidos SAP que:
- Recibe las órdenes de compra en formato PDF o Excel vía correo electrónico.
- Utiliza UiPath Document Understanding para extraer, identificar e interpretar los datos de las órdenes de compra.
- Realiza la homologación de códigos SKU’s Cuervo (algunos países utilizaban únicamente la descripción del producto o su propio SKU).
- Verifica las reglas de negocio por país, cliente, SKU, delivery date y forecast.
- Etiqueta aquellos productos con over forecast y carga automáticamente los pedidos válidos en SAP.
- Respalda las órdenes procesadas en SharePoint por país.
- Notifica vía correo el estatus de cada orden, incluyendo el número de pedido SAP confirmado.
Esta automatización fue diseñada para ser escalable, configurable por país, y totalmente trazable en cada paso del flujo.
La automatización se implementó con una lógica robusta y reglas de negocio bien definidas para cumplir con la cadena de suministro entre cada país y Grupo Cuervo.
Adicionalmente a nivel tecnológico, UiPath brinda la facilidad de integrarse con múltiples plataformas existentes en el mercado (SAP, Sharepoint, Email, Base de datos, etc.) y permite el uso del procesamiento inteligente de documentos.
Elementos clave de la solución:
- Recepción automática de órdenes de compra por correo electrónico (únicamente de correos configurados como válidos por país).
- Mapeo de códigos SKUs de clientes con los de Grupo Cuervo.
- Validaciones automáticas de duplicidad, formatos, tipo de producto (mezcal/tequila), duty free, destinos, productos obsoletos/over forecast, etc.
- Cálculo automático de fechas de entrega según país y tipo de producto.
- Registro de transacciones en base de datos.
- Integración directa con SAP para carga de pedidos.
- SharePoint para resguardo y trazabilidad de documentos.
- Notificaciones automáticas para confirmación de pedidos y/o excepciones durante el proceso.
Esta infraestructura ahora da soporte a los 22 países anteriormente mencionados.
El proyecto generó beneficios operativos y estratégicos significativos.
- Eliminar la captura manual en los pedidos SAP Internacionales.
- Optimización del tiempo para iniciar el procesamiento de pedidos y la generación de los mismos (de días a minutos).
- Eliminar errores humanos en la carga de pedidos y fechas de entrega.
- Estandarización de procesos globales de Customer Service para 22 países.
- 61% de las órdenes facturadas en regiones EMEA, APAC y LATAM ahora son gestionadas por el robot.
- Proyección para alcanzar un 100% de automatización de líneas de pedido en el corto plazo.
La implementación del proyecto RPA Customer Service Internacional en alianza con Grupo Cuervo + GloblalQuark + UiPath, ha logrado transformar uno de los procesos más importantes en mercados internacionales optimizando directamente su cadena de suministro global.
Esta solución RPA permite:
- Alinear forecast con demanda real.
- Reducir tiempo, errores y retrabajos.
- Estandarizar operaciones en múltiples regiones.
- Liberar talento para tareas de mayor impacto.
“La migración a UiPath Automation Cloud marcó un antes y un después para nuestra operación. Logramos trasladar más de 100 robots sin ninguna interrupción en el negocio, redujimos en un 60% los esfuerzos operativos de mantenimiento y hoy contamos con una plataforma mucho más ágil para innovar, experimentar y responder con rapidez a las necesidades de nuestros clientes.”
— Coordinación de Automatización, Grupo Cuervo
