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Caso de éxito Patronato UNAM: migración masiva documental con Alfresco ECM
Los desafíos de la obsolescencia tecnológica y la fragmentación documental
La Dirección General de la Contaduría del Patronato (DGCP) de la UNAM resguarda la documentación contable de una de las universidades más grandes de América Latina: décadas de información clave para auditorías y transparencia.
- Un sistema con más de 20 años (IMAX FILE), descontinuado y sin soporte, guardaba 40 millones de imágenes (≈7 millones de expedientes), con riesgo de pérdida irreversible.
- Tres sistemas aislados que no se comunicaban: IMAX FILE, el archivo digital (1.8M de PDFs) y el de compras (400,000 documentos).
- Documentos de varias páginas guardados como imágenes sueltas: consultas de minutos en vez de segundos.
- Sin forma de migrar ni crecer: no se podía garantizar la información para auditorías externas.
- Imposible de modernizar: la tecnología vieja no permitía sumar nuevos tipos de documento.
Automatización de procesos de digitalización e ingesta documental
GlobalQuark propuso consolidar los tres repositorios y migrar más de 40 millones de imágenes a una plataforma moderna sobre Alfresco. Más que una lista de componentes, el enfoque partió de cinco principios:
- Rescatar primero lo que estaba en riesgo. Empezar por el acervo del sistema descontinuado.
- Un solo repositorio, no tres islas. Consolidar todo en una sola plataforma.
- Migrar sin frenar la operación. Por etapas, para no afectar auditorías ni el día a día.
- Que la información se consulte en segundos. Convertir imágenes sueltas en documentos buscables.
- Dejar una base lista para décadas. Arquitectura escalable para sumar nuevas iniciativas.
Búsqueda avanzada y acceso inmediato a información histórica
En 13 meses modernizamos todo el ecosistema documental del Patronato sobre Alfresco, con foco en preservar el acervo a largo plazo. Lo hicimos en 7 fases:
1. Infraestructura. Alfresco en producción y desarrollo, con motor de transformación, indexación (Solr) y balanceo de carga (NGINX).
2. Migración IMAX (I). Consolidación de imágenes TIFF en documentos PDF y traslado de la información histórica, empezando por un piloto (2019).
3. App de digitalización (CLON). Aplicación a la medida para control de escáneres, lectura de códigos de barras y validación automática de páginas.
4. Servicios web. APIs para automatizar la entrada de documentos y conectar con los sistemas universitarios.
5. Compras. Migración de 400,000 documentos PDF con su información asociada.
6. Archivo de Contaduría. 700,000 expedientes (1.8M de imágenes), conservando la estructura por ejercicio fiscal.
7. Migración IMAX (II). Los 40 millones de imágenes históricas, año por año (15 días por ejercicio) para no afectar la operación.
La migración consolidó décadas de patrimonio documental y mejoró el acceso para toda la universidad.
• 3 repositorios unificados en una sola plataforma.
• Más de 8.1 millones de expedientes migrados sin perder información (40 millones de imágenes consolidadas).
• 85% menos tiempo de consulta, con disponibilidad 24/7 para varias dependencias.
• Fin de la dependencia de tecnología descontinuada, con soporte garantizado a largo plazo.
• Búsquedas sobre 20 años de información contable, para auditorías y transparencia.
• Entrada de documentos totalmente automatizada desde los sistemas operativos.
• Base sólida para futuras iniciativas digitales en el sector educativo público.
Resultados de la transformación digital en el Patronato UNAM
El Patronato UNAM logró una transformación digital profunda y sostenible. La nueva plataforma rescató un acervo en riesgo, resolvió un sistema de más de 20 años y dejó una base que crece con las necesidades de la universidad, las auditorías y la transparencia.
Migrar 40 millones de imágenes sin detener procesos críticos elimina el mayor riesgo de modernizar: auditorías y operación siguieron corriendo durante todo el proyecto.
Décadas de información dispersa se vuelven un activo consultable, trazable y disponible 24/7 para todas las dependencias.
Una plataforma con soporte garantizado protege la inversión 10-20 años y permite sumar IA, analítica y nuevos documentos sin rehacer la base.
