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Caso de éxito Grupo Cuervo: automatización global de pedidos con UiPath
Los desafíos de la captura manual de pedidos globales
Grupo Cuervo, una de las casas tequileras más reconocidas del mundo, identificó dentro de sus procesos de mejora continua aquellos procesos operativos que consumen mucho tiempo a áreas con tareas manuales y repetitivas.
Su área de Servicio al Cliente Internacional gestiona la cadena de suministro global, su principal actividad es recibir órdenes de compra de mercados internacionales clave como:
EMEA (Europa, Medio Oriente y África) centro en Europa: Alemania, Emiratos Árabes, Grecia, Italia, Polonia, Sudáfrica, Turquía y Ucrania.
APAC (Asia-Pacífico) — centro en Hong Kong: Corea del Sur, India, Indonesia, Japón, Nueva Zelanda, Singapur, Tailandia y Vietnam.
América (LATAM y Caribe) — centro en Nueva York: Brasil, Colombia, Guatemala, Panamá, Puerto Rico y República Dominicana.
Cada país usa formatos y reglas distintos. Capturar esos pedidos a mano era lento, propenso a errores y difícil de escalar.
Los principales desafíos incluían:
- Mucha carga en la captura manual.
- Demoras por las diferencias de huso horario.
- Formatos distintos (PDF, Excel) por país.
- Riesgo de errores, pedidos duplicados y descuadres con el plan de demanda (forecast).
- Dificultad para validar productos (SKU), fechas de entrega y reglas por región.
Con una operación tan diversa, estandarizar y automatizar el ingreso de pedidos se volvió indispensable para sostener la calidad y crecer en mercados clave.
Integración de UiPath con SAP, SharePoint y correo electrónico
GlobalQuark y UiPath propusieron un robot de software que ingresa los pedidos en SAP de forma automática. Combina automatización robótica RPA con lectura inteligente de documentos.
- Recibe las órdenes por correo, en formato PDF o Excel.
- Lee e interpreta los datos de cada orden.
- Homologa los códigos de producto (SKU) de cada cliente con los de Cuervo.
- Verifica las reglas por país, cliente, producto, fecha de entrega y plan de demanda.
- Marca los productos por encima del plan (over forecast) y carga los pedidos válidos en SAP.
- Respalda cada orden por país y avisa el estatus por correo, con el número de pedido SAP.
Esta automatización se diseñó para ser escalable, configurable por país y trazable en cada paso.
Resultados de la automatización en Grupo Cuervo
La automatización se implementó con una lógica robusta y reglas de negocio bien definidas para cumplir con la cadena de suministro entre cada país y Grupo Cuervo.
Adicionalmente a nivel tecnológico, UiPath brinda la facilidad de integrarse con múltiples plataformas existentes en el mercado (SAP, Sharepoint, Email, Base de datos, etc.) y permite el uso del procesamiento inteligente de documentos.
Elementos clave de la solución:
-
Recibe órdenes solo de los correos autorizados por país.
-
Asocia los códigos de producto del cliente con los de Cuervo.
-
Valida duplicados, formatos, tipo de producto, destinos y reglas especiales.
-
Calcula la fecha de entrega según país y producto.
-
Registra cada transacción y carga los pedidos directo en SAP.
-
Resguarda los documentos y avisa cada confirmación o excepción.
La tecnología de UiPath con lectura inteligente de documentos, integrado con SAP, SharePoint, correo y bases de datos.
¿Por qué UiPath para automatización empresarial internacional?
La automatización liberó al equipo de la captura manual, aceleró la operación y estandarizó el proceso en todos los mercados.
- Captura manual eliminada en los pedidos internacionales de SAP.
- De días a minutos para empezar a procesar y generar un pedido.
- Errores humanos eliminados en la carga de pedidos y fechas de entrega.
- Proceso de Servicio al Cliente estandarizado en 22 países.
- 61% de las órdenes de EMEA, APAC y América ya las gestiona el robot.
- Meta a corto plazo: 100% de las líneas de pedido automatizadas.
Integración de UiPath con SAP, SharePoint y correo electrónico
El proyecto transformó uno de los procesos más importantes para los mercados internacionales de Cuervo y optimizó su cadena de suministro global.
Esta solución RPA permite:
- Alinear forecast con demanda real.
- Alinear el plan de demanda (forecast) con la demanda real.
- Reducir tiempos, errores y retrabajos.
- Estandarizar la operación en varias regiones.
- Liberar al equipo para tareas de mayor valor.
"Automatizar el ingreso de pedidos cambió el día a día de nuestro equipo de Servicio al Cliente. Dejamos atrás la captura manual: hoy un robot ingresa los pedidos en SAP para nuestros 22 países, y lo que tomaba días ahora toma minutos. Con menos errores y más tiempo, nuestro equipo puede enfocarse en lo que de verdad importa: atender mejor a nuestros clientes."
— Coordinación de Automatización, Grupo Cuervo
