¿Qué es un sistema de gestión documental?

Es una plataforma que centraliza, organiza y controla los documentos de una organización para que estén seguros y disponibles cuando se necesitan. En GlobalQuark ayudamos a las organizaciones a gestionar, proteger y aprovechar mejor su información. Contamos con más de 18 años de experiencia en consultoría tecnológica e implementamos Alfresco, la plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) de Hyland.

Plataforma ECM empresarial con Alfresco Content Services para centralizar, gobernar y escalar contenido corporativo con seguridad y trazabilidad avanzada.

Gestión de Contenido Empresarial

Con Alfresco Content Services centralizas y controlas tu contenido empresarial. Esta plataforma unifica la información dispersa y suma control de versiones automático, colaboración en tiempo real, búsqueda de alto rendimiento y seguridad por niveles.

En GlobalQuark construimos repositorios que crecen de gigabytes a petabytes, con disponibilidad 24/7. Integramos personas, procesos y sistemas en un entorno controlado y auditable, listo para las regulaciones más exigentes.

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Automatización BPM empresarial con Alfresco Process Services para orquestar procesos críticos, reducir tiempos operativos y optimizar flujos documentales.

Gestión de procesos de negocio (BPM) y automatización

Con Alfresco Process Services automatizas procesos documentales complejos. Sus flujos de trabajo basados en BPMN 2.0 —el estándar para modelar procesos— coordinan aprobaciones, validaciones y operaciones críticas con visibilidad total.

En GlobalQuark diseñamos flujos con formularios adaptativos, reglas de negocio, integración con el repositorio y tableros (dashboards) en tiempo real.

El resultado: 60% menos tiempo de ciclo, sin cuellos de botella y con resultados medibles desde la primera semana.

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Taxonomía documental empresarial con clasificación inteligente, metadatos estructurados y gobierno automatizado de información y cumplimiento regulatorio.

Taxonomía Documental

Ordena tu información con taxonomías que la estructuran y la controlan. Usamos modelos de contenido personalizados, metadatos obligatorios por tipo de documento, clasificación automática con inteligencia artificial y planes de archivo automatizados.

En GlobalQuark diseñamos la arquitectura de información en 60 a 90 días. Con ella se reduce el tiempo de búsqueda un 85% (de más de 10 minutos a menos de 30 segundos), se elimina el 70% de la duplicidad y se alcanza el 100% de cumplimiento, gracias a la aplicación automática de retenciones

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Migración enterprise de plataformas ECM hacia Alfresco con preservación de documentos, metadatos y continuidad operativa garantizada.

Migración de ECM

Moderniza tu plataforma sin interrupciones. Migramos a Alfresco desde SharePoint, FileNet, Documentum, OpenText o sistemas propietarios. Conservamos documentos, metadatos, versiones históricas y relaciones, con verificación mediante sumas de comprobación (checksums).

En GlobalQuark ejecutamos migraciones de millones de documentos en 45 a 150 días. Trabajamos por lotes controlados, mantenemos los sistemas en convivencia temporal y hacemos el cambio final (cutover) en ventanas de 4 a 8 horas. Garantizamos cero pérdida de información por contrato.

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Captura masiva inteligente de documentos con OCR, extracción automatizada de datos e integración enterprise hacia plataformas ECM.

Captura Masiva de Contenidos

Digitaliza millones de documentos con alta precisión gracias a la tecnología Hyland. Combina captura multicanal, reconocimiento óptico de caracteres (OCR), extracción de datos con inteligencia artificial y clasificación automática. Procesa entre 15,000 y 50,000 páginas al día, con una precisión superior al 98%.

En GlobalQuark completamos proyectos de millones de documentos en 60 a 120 días, sin interrumpir tu operación. Entregamos contenido con OCR de texto completo, metadatos extraídos e integración directa a tu ECM, con calidad garantizada por contrato.

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Gobernanza de información con Alfresco Governance Services para control documental, cumplimiento regulatorio y trazabilidad auditable del ciclo de vida de la información.

Gobernanza de Información

Con Alfresco Governance Services tomas el control total de tu información. Automatizamos todo su ciclo de vida conforme a la Ley General de Archivos, la CNBV, la COFEPRIS, el INAI y el estándar DoD 5015.02. Esto incluye clasificación automática, retenciones legales, suspensión legal (legal hold) para proteger evidencia y destrucción certificada.

En GlobalQuark diseñamos marcos de gobernanza que conservan la información el tiempo correcto, la protegen de cambios indebidos y la eliminan de forma responsable. Todo con una trazabilidad inalterable lista para auditorías.

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Federación de repositorios empresariales con búsqueda unificada, acceso seguro y gobernanza transversal sobre múltiples plataformas documentales.

Federación de Repositorios

Con Alfresco Federation Services unificas el acceso a tu información sin migrarla ni consolidarla. Conecta más de 60 plataformas, SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box y servidores de archivos en una búsqueda única que respeta los permisos de cada sistema.

En GlobalQuark implementamos la federación en 4 a 6 semanas, con una inversión del 10% al 20% frente a una consolidación total. Además, reducimos los tiempos de búsqueda en un 70% al eliminar la navegación manual entre sistemas.

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