Cómo digitalizar tu archivo muerto sin paralizar la operación

Etapa 1: inventario y priorización

El error más caro es escanear todo sin antes saber qué se tiene. Esta etapa define el alcance real del proyecto:

• Inventario documental. Registra qué series y expedientes existen, dónde están, en qué volumen y en qué estado físico.
• Valoración. Identifica qué valor tiene cada serie (administrativo, legal, fiscal o histórico) y cuánto tiempo debe conservarse. En el sector público, esto se plasma en el catálogo de disposición documental que exige la Ley General de Archivos.
• Depuración. Lo que ya cumplió su vigencia y no tiene valor histórico puede darse de baja conforme al procedimiento aplicable, sin necesidad de digitalizarlo.
• Prioridades. Empieza por lo que más se consulta, lo que está en mayor riesgo de deterioro o lo que sostiene obligaciones vigentes.

Etapa 2: captura y OCR

Con el alcance definido, los documentos pasan de papel a formato digital:

• Preparación física. Se retiran grapas y clips, se ordenan las hojas y se separan los expedientes. Una buena preparación evita reprocesos durante el escaneo.
• Escaneo por lotes. Se digitaliza con equipos adecuados al tipo de documento y con control de calidad de cada imagen.
• OCR y clasificación. El reconocimiento de texto vuelve buscable el contenido, y el procesamiento inteligente de documentos clasifica cada archivo y extrae sus datos clave, incluso en tablas, formularios y escritura a mano.
• Valor legal de la copia digital. En México, la NOM 151 SCFI 2016 establece los requisitos para digitalizar documentos en papel conforme al Código de Comercio. Exige que el proceso lo controle un prestador de servicios de certificación acreditado, que emite una constancia de conservación con sello digital de tiempo.

Etapa 3: metadatos y taxonomía

Un archivo digital sin orden es solo una bodega en la nube. Esta etapa hace que cada documento se encuentre en segundos:

• Taxonomía. Define la estructura de clasificación con base en las funciones de la organización. En el sector público, esta estructura es el cuadro general de clasificación archivística.
• Metadatos. Cada documento se etiqueta con datos como tipo, fecha, área, número de expediente, contraparte y vigencia. Buena parte se extrae de forma automática en la etapa de captura.
• Permisos. Se define quién puede consultar, editar o descargar cada tipo de documento, de acuerdo con su sensibilidad.
• Búsqueda. Con metadatos y texto reconocido, cualquier persona autorizada puede localizar un expediente por su contenido o por sus atributos.

Etapa 4: resguardo y disposición

La última etapa asegura que el archivo digital se conserve el tiempo necesario y que el papel tenga un destino definido:

• Repositorio gobernado. Los documentos se resguardan en una plataforma de gestión documental como Alfresco, con control de accesos, versiones y trazabilidad de cada consulta.
• Políticas de retención. Alfresco Governance Services automatiza el ciclo de vida de cada registro, desde su captura y conservación hasta su destrucción final, con control sobre quién puede ver cada documento y en qué momento.
• Disposición del papel. Según su valor y vigencia, los originales se conservan, se transfieren al archivo histórico o se dan de baja. La destrucción de documentos físicos digitalizados debe cumplir los requisitos de la norma aplicable, como el Apéndice B de la NOM 151 en materia comercial.
• Continuidad. Con respaldos y acceso remoto, la información sigue disponible aunque ocurra un siniestro en las instalaciones.